Lieu de travail intelligent

« Smart Workplace » est une initiative relevant de l'infrastructure publique numérique (DPI) qui met à la disposition des fonctionnaires une plateforme de bureau virtuel. Il s'agit d'une suite d'outils de productivité bureautique conçue pour favoriser la collaboration entre les employés de l'ensemble des administrations publiques.

La plateforme est déployée sous la forme d'une architecture sécurisée, partagée et multi-locataires, permettant à tous les organismes publics de réutiliser et de tirer parti d'un système unifié. Cette approche favorise la normalisation, l'interopérabilité et un déploiement rapide dans l'ensemble des organismes. Comme elle est développée une seule fois puis réutilisée, les organismes peuvent rapidement s'y connecter et commencer à travailler dans un environnement virtuel. Elle permet aux employés de collaborer efficacement, même en dehors du cadre traditionnel du bureau, ce qui renforce à la fois la productivité et l'efficacité opérationnelle.

Composants essentiels

• Système de messagerie électronique
• Microsoft Teams pour les réunions en ligne
• Système de calendrier Microsoft
• Suite bureautique (Word, Excel, PowerPoint)

Modules de workflow

Afin d'améliorer les fonctionnalités, une plateforme de workflow basée sur SharePoint a été intégrée, offrant des modules clés tels que :

• Gestion de la correspondance (au sein de l'organisme et entre organismes)
• Gestion des documents
• Gestion des congés
• Gestion des demandes d'achat
• Flux de travail des notes de service
• Service d'assistance

La plateforme est également flexible et évolutive, ce qui permet d'automatiser des flux de travail supplémentaires adaptés aux spécificités opérationnelles de certains ministères et organismes publics.

Gestion centralisée

Smart Workplace est hébergé et géré de manière centralisée par une équipe d'ingénieurs hautement qualifiés. Cette gestion centralisée garantit l'efficacité, réduit les coûts et permet aux administrations de se concentrer sur leurs missions principales tout en s'appuyant sur la plateforme en tant que service.

Innovation locale

La plateforme a été développée par eSolutions, une entreprise informatique basée au Ghana. Cette initiative souligne la volonté du gouvernement de collaborer avec le secteur privé afin de favoriser la transformation du secteur public grâce aux outils numériques. Elle met également en avant les efforts déployés par le gouvernement pour soutenir les entreprises informatiques locales et renforcer leur capacité à être compétitives tant au niveau régional qu'international.

Adoption

À ce jour, plus de 600 ministères, départements et agences (MDAs), ainsi que des assemblées métropolitaines, municipales et de district (MMDAs), ont été intégrés à la plateforme et l'utilisent activement.